Bei der Umstellung auf S/4HANA sind Unternehmen oft von der breiten Palette der von SAP angebotenen Lösungen überwältigt. Eine kritische Entscheidung, vor der die Teams stehen, ist die Wahl zwischen der Verwendung der Standardtools von SAP und der Entwicklung individueller Anwendungen. Diese Entscheidung ist nicht nur eine technische, sondern auch eine Abwägung zwischen Kosten, Flexibilität, Geschwindigkeit der Implementierung und langfristiger Wartung.
Mit der Enterprise Portfolio and Project Management (EPPM) Suite von SAP wird die Entscheidung noch komplexer. Teams verlieren unter Umständen wertvolle Zeit damit, sich durch das Angebot von SAP zu navigieren, um herauszufinden, welche Tools ihren Anforderungen entsprechen. Ein Bereich, der oft eine Herausforderung darstellt, ist das SAP Project System (PS). SAP PS spielt eine zentrale Rolle bei der Verwaltung von Projektlebenszyklen, Ressourcen und Finanzen. Die Entscheidung, wann man sich an die Standardfunktionen hält und wann man eigene Anwendungen entwickelt, ist jedoch entscheidend für die Effizienz.
Diese Entscheidung kann den Unterschied zwischen einer schnellen und kosteneffizienten Implementierung einer Lösung oder Verzögerungen und kostspieliger Entwicklung bedeuten. In diesem Artikel werden wir uns darauf konzentrieren, wie Sie fundierte Entscheidungen darüber treffen können, wann Sie sich auf die Standardtools von SAP verlassen sollten und wann die Investition in maßgeschneiderte Anwendungen besser für Ihre individuellen Geschäftsanforderungen geeignet ist.
Ein harmonisierter Ansatz: Ausgleich zwischen Standardlösungen und kundenspezifischen Anwendungen
Wenn Sie ein Maximum an Effizienz anstreben, sollten Sie sich nicht nur auf die Frage konzentrieren, ob Sie eine Standardlösung oder eine maßgeschneiderte Anwendung einsetzen, sondern vielmehr einen harmonisierten Ansatz verfolgen, der die Stärken beider Lösungen nutzt. Maßgeschneiderte Lösungen werden zwar oft als Zauberstab für die Erfüllung spezifischer Geschäftsanforderungen angesehen, bringen aber auch eine Reihe von Herausforderungen mit sich. Sie können zwar die Effizienz erheblich steigern, erlegen den IT-Abteilungen aber auch zusätzliche Wartungs- und Supportaufgaben auf.
Je nach der für die benutzerdefinierte Anwendung verwendeten Technologie reichen die internen Ressourcen eines Unternehmens möglicherweise nicht aus, um die Lösung zu pflegen oder weiterzuentwickeln. Dies kann die anfänglichen Effizienzgewinne überschatten, da Abhängigkeiten von externen Anbietern oder Experten entstehen, die langfristige Risiken und potenziell höhere Kosten mit sich bringen.
Unserer Erfahrung nach ist der wichtigste Aspekt dieses Entscheidungsprozesses das Requirements Engineering. Es ist wichtig, einen systematischen Ansatz zu verfolgen, bei dem sowohl Standard- als auch benutzerdefinierte Optionen auf der Grundlage zuverlässiger Daten bewertet werden. Faktoren wie die Anzahl der Projekte pro Jahr, die Vielfalt der Projektprofile, die Anzahl der Projektmanager und die durchschnittliche Anzahl der PSP-Elemente pro Projekt sind allesamt Schlüsselkennzahlen, die die Grundlage für eine fundierte Entscheidung bilden. Nur durch eine gründliche Analyse dieser Kennzahlen können Unternehmen feststellen, wann eine Standardlösung ausreicht und wann eine maßgeschneiderte Anwendung wirklich notwendig ist.
Praktische Beispiele für die Verschlankung von SAP PS
SAP PS bietet viele Standardlösungen, aber die Benutzer sehen sich oft mit Ineffizienzen bei der Bearbeitung zentraler Projektaufgaben konfrontiert. Im Folgenden finden Sie zwei praktische Beispiele, bei denen häufige Herausforderungen auftreten, insbesondere bei der Erstellung von PSP-Elementen und der Eingabe von Planwerten sowie bei der Projekterstellung.
Erstellen von PSP-Elementen und Eingeben von Planwerten
Ein häufiges Szenario, bei dem Benutzer frustriert sind, ist die Transaktion Project Builder (CJ20N) in SAP PS. Sie ermöglicht zwar die Erstellung neuer PSP-Elemente, aber nicht die gleichzeitige Eingabe von Plankosten. Um mit der Planung fortzufahren, müssen sie zu einer anderen Transaktion, CJ40, wechseln, um die Kostendetails einzugeben. Dieses ständige Hin- und Herwechseln unterbricht nicht nur den Arbeitsablauf, sondern macht einen ohnehin schon detaillierten Prozess noch unnötig kompliziert. Für Benutzer, die mehrere Projekte verwalten, summieren sich diese zusätzlichen Schritte mit der Zeit und führen zu Frustration und Ineffizienz.
Eine maßgeschneiderte Lösung, die diese Aufgaben in einer einzigen Schnittstelle zusammenfasst, kann den damit verbundenen Zeit- und Arbeitsaufwand drastisch reduzieren. Die Vorteile einer maßgeschneiderten Lösung werden jedoch besonders deutlich, wenn ein Unternehmen jedes Jahr eine große Anzahl von Projekten verwaltet. In solchen Fällen rechtfertigt die kumulierte Zeitersparnis durch die Beseitigung unnötiger Schritte und die Reduzierung von Fehlern die Investition in eine maßgeschneiderte Anwendung.
Projekt erstellen
Eine weitere häufige Herausforderung für Benutzer ergibt sich in der Phase der Projekterstellung. Obwohl SAP PS Standardwerkzeuge bietet, mit denen Benutzer bestehende Projekte kopieren oder Standardprojektvorlagen verwenden können, benötigen viele Unternehmen komplexere Konfigurationen. So kann es beispielsweise erforderlich sein, mehrere Benutzerstatus auf der Grundlage verschiedener Parameter festzulegen, PSP-Elemente automatisch Investitionsprogrammen zuzuordnen oder mehrere Felder mit langen Texteinträgen zu versehen.
Diese Aufgaben sind zwar technisch mit SAP-Standardtransaktionen wie dem Project Builder (CJ20N) möglich, aber der Prozess kann selbst für erfahrene Benutzer extrem mühsam und fehleranfällig werden. Das Navigieren zwischen verschiedenen Bildschirmen, das Sicherstellen, dass die richtigen Parameter eingestellt sind, und das Vermeiden von Fehlern bei der manuellen Dateneingabe erhöhen die Komplexität des Prozesses, der die Projekteinrichtung verlangsamen und zu Ineffizienzen führen kann.
Hier kann eine maßgeschneiderte Anwendung den entscheidenden Unterschied ausmachen. Durch die Automatisierung dieser komplexen Konfigurationen kann eine maßgeschneiderte Lösung den Prozess der Projekterstellung vereinfachen, menschliche Fehler reduzieren und die Genauigkeit und Geschwindigkeit des Projekts insgesamt erhöhen.
Schlussfolgerung: Die richtige Wahl für Ihre SAP EPPM-Lösung
Die Entscheidung zwischen SAP-Standardlösungen und individuellen Anwendungen ist keine Einheitsentscheidung. Die Wahl hängt von den spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens, der Komplexität Ihrer Projekte und den für die langfristige Wartung verfügbaren Ressourcen ab. Durch einen harmonisierten Ansatz und eine sorgfältige Bewertung Ihrer individuellen Anforderungen können Sie das richtige Gleichgewicht zwischen der Nutzung der Standardfunktionen von SAP und der Entwicklung individueller Lösungen zur Steigerung der Effizienz finden.
Bewährte Praktiken für einen harmonisierten Ansatz
Um die Effizienz zu maximieren und nachhaltige Lösungen zu gewährleisten, finden Sie hier einige Best Practices, die Sie bei Ihrer Entscheidungsfindung unterstützen:
- Konzentrieren Sie sich auf die Bereiche, in denen kleine Verbesserungen die größte Wirkung haben werden. Zum Beispiel kann die Konsolidierung von Aufgaben, wie sie in CJ20N und CJ40 vorkommen, schnelle Erfolge bringen und den Benutzern Zeit sparen.
- Nutzen Sie Standard-APIs über die SAP Business Technology Platform (BTP). Wenn Sie benutzerdefinierte Anwendungen über die BTP entwickeln, sollten Sie immer die auf api.sap.com verfügbaren Standard-APIs prüfen. Diese APIs können die Entwicklung beschleunigen und gleichzeitig die Kompatibilität mit dem SAP-Ökosystem gewährleisten.
- Nutzen Sie Standardangebote für Validierungen und Substitutionen Verwenden Sie, wo immer möglich, die Validierungen und Substitutionen von SAP für Projekte und PSP-Elemente. Diese integrierten Funktionen können Arbeitsabläufe vereinfachen und den Bedarf an benutzerdefinierter Entwicklung verringern.
- Benutzerdefinierte Lösungen einfach halten für bessere Wartbarkeit Einfachheit ist der Schlüssel. Übertriebene kundenspezifische Lösungen können zu hohen Wartungskosten und IT-Abhängigkeit führen. Konzentrieren Sie sich auf die wesentlichen Funktionen und vermeiden Sie unnötige Komplexität, um die Nachhaltigkeit Ihrer Lösung zu gewährleisten.
Das Navigieren durch die Komplexität von SAP EPPM kann eine Herausforderung sein, aber Sie müssen es nicht alleine schaffen. Unser Team von SAP-Experten hilft Ihnen dabei, das richtige Gleichgewicht zwischen Standardlösungen und maßgeschneiderten Anwendungen zu finden, die Ihren Geschäftsanforderungen entsprechen.
Ganz gleich, ob Sie Ihre Prozesse rationalisieren, Ihr Projektmanagement verbessern oder maßgeschneiderte Lösungen finden möchten, wir sind bereit, mit Ihnen zusammenzuarbeiten. Nehmen Sie noch heute Kontakt mit uns aufund lassen Sie uns gemeinsam herausfinden, wie wir Ihr SAP-System optimieren und den langfristigen Erfolg Ihres Unternehmens fördern können.
