Wussten Sie, dass schlecht gemanagte Investitionsprojekte zu erheblichen Verzögerungen führen können, wobei das durchschnittliche Großprojekt 20 Monate hinter dem Zeitplan zurückbleibt und 80% über dem Budget liegt? In Branchen wie der Chemie-, Energie- und Baubranche können diese Überschreitungen schwerwiegende finanzielle Auswirkungen haben, die oft durch unzureichende Planung und mangelnde Koordination zwischen den Abteilungen verursacht werden.
Die effektive Verwaltung dieser Projekte erfordert eine funktionsübergreifende Zusammenarbeit – Ingenieure erstellen Projektpläne, Stakeholder prüfen und genehmigen Vorschläge, und Beschaffungsteams kümmern sich um die Beschaffung. Ohne die richtigen Tools werden diese Projekte schnell schwierig zu managen. Wenn Unternehmen auf SAP S/4HANA umstellen, stellen sich viele Fragen: Sollten wir Portfolio- und Projektmanagement (PPM) implementieren oder reicht das Investitionsmanagement (IM) für die Verwaltung unserer CAPEX-Projekte aus? Was sind die neuesten Standalone-Anwendungen im SAP Project System (PS)? Wie können wir eine Echtzeitberichterstattung sicherstellen, ohne dass eine umfangreiche kundenspezifische Entwicklung erforderlich ist? Und wie können wir die üblichen Fallstricke der Migration vermeiden?
In diesem Artikel verrate ich Ihnen 4 wichtige Tipps für das Management von CAPEX-Projekten mit SAP S/4HANA, die Unternehmen helfen, kostspielige Fehler zu vermeiden und die Projekteffizienz zu verbessern.
1. Getrennte CAPEX- und EXPENSE-PSP-Elemente für bessere Berichterstattung und Integration
Ein grundlegender Schritt bei der Optimierung des CAPEX-Projektmanagements ist die Unterscheidung zwischen Investitionsausgaben (CAPEX) und Ausgaben innerhalb Ihrer Projektstrukturplan-Elemente (PSP). Durch die Trennung dieser Elemente erhöhen Sie die Klarheit in der Finanzberichterstattung und gewährleisten eine nahtlose Integration mit anderen SAP-Modulen.
Diese Trennung ermöglicht es:
- Genaue finanzielle Verfolgung: Überwachen Sie Kapitalinvestitionen und Betriebskosten unabhängig voneinander, was zu einer präziseren Budgetierung und Vorhersage führt.
- Verbesserte Compliance: Halten Sie die Buchhaltungsstandards ein, indem Sie die Ausgaben korrekt kategorisieren, was für Prüfungen und Jahresabschlüsse entscheidend ist.
- Bessere Entscheidungsfindung: Geben Sie den Beteiligten einen detaillierten Einblick in die Mittelverwendung und erleichtern Sie so bessere strategische Entscheidungen.
2. Verwenden Sie Investment Management (IM) für die grundlegende Portfolioverwaltung
Wenn Ihnen ein umfassendes Portfolio- und Projektmanagement (PPM) überwältigend erscheint, bietet das Investitionsmanagement (IM) eine einfachere Alternative für die Verwaltung Ihres CAPEX-Portfolios.
Wichtige Merkmale:
- Budgetierung und Planung: Verteilen Sie die Mittel effektiv auf verschiedene Projekte und überwachen Sie die Ausgaben in Echtzeit.
- Genehmigungsverfahren: Implementieren Sie Bewilligungsanträge, um die Kapitalausgaben zu kontrollieren und sicherzustellen, dass die Projekte mit den strategischen Zielen übereinstimmen.
- Vereinfachte Berichterstattung: Erstellen Sie Berichte, die Einblicke in Investitionsprogramme geben, ohne die Komplexität von PPM.
IM bietet eine einfachere Lösung für Unternehmen, die zwar Budgets verwalten müssen, aber nicht die umfassenden Funktionen von PPM benötigen, wie z.B. Ressourcenmanagement oder Kapazitätsplanung. Das macht es zur idealen Wahl für Unternehmen, die sich in erster Linie auf die Finanzverfolgung und Budgetkontrolle konzentrieren und nicht auf komplexes Projekt- und Ressourcenmanagement.
3. Verwenden Sie vorhandene Abfragen oder erweitern Sie sie für Echtzeitberichte über Eingebettete Analytik
Rechtzeitige Informationen sind entscheidend für den Projekterfolg. Durch die Nutzung der in SAP S/4HANA eingebetteten Analysefunktionen können Sie vorhandene Abfragen verwenden oder diese für Ihre Berichtsanforderungen anpassen.
Vorteile:
- Daten in Echtzeit: Greifen Sie auf minutengenaue Informationen über Projektleistung, Budgets und Zeitpläne zu.
- Anpassbare Berichte: Passen Sie die Berichte so an, dass die für Ihr Unternehmen wichtigsten Metriken hervorgehoben werden.
- Informierte Entscheidungsfindung: Geben Sie Managern Einblicke, die proaktives Management statt reaktiver Problemlösung ermöglichen.
4. Erwägen Sie weniger kostspielige Alternativen wie Screen Personas und UI anpassen, bevor Sie eine individuelle Lösung von Grund auf entwickeln,
Individuelle Entwicklung kann ressourcenintensiv sein. Bevor Sie sich verpflichten, neue Lösungen von Grund auf zu entwickeln, sollten Sie die integrierten SAP-Tools wie Screen Personas und Adapt UI kennenlernen.
Warum dieser Ansatz funktioniert:
- Kosteneffizienz: Reduzieren Sie die Kosten, die mit benutzerdefinierter Kodierung und langen Entwicklungszyklen verbunden sind.
- Benutzerfreundlichkeit: Verbessern Sie die Benutzeroberflächen so, dass sie für Ihr Team intuitiver sind und die Akzeptanz und Produktivität erhöhen.
- Agilität: Implementieren Sie Änderungen schneller, damit sich Ihr System schnell an neue Geschäftsprozesse oder Anforderungen anpassen kann.
Wenn Sie daran interessiert sind, mehr über das Management von CAPEX-Projekten in SAP S/4HANA zu erfahren, laden wir Sie ein, am 16. Oktober 2024 am Jahreskongress der Deutschsprachigen SAP-Anwendergruppe e.V. (DSAG) in Leipzig teilzunehmen. Cüneyt Aksoy von Aksoy.Consulting wird zusammen mit Dietmar Sickmann, Process Manager Maintenance & Engineering, und Dr. Peter Merz, Leiter des technischen Controllings, beide von Röhm, zum Thema „Investitionsmanagement bei Röhm – eine integrierte Lösung in S/4HANA Private Cloud“ referieren.
Wir würden uns freuen, Sie dort zu sehen! Wenn Sie in der Zwischenzeit weitere CAPEX-Projekte besprechen möchten oder Fragen haben, können Sie sich gerne an uns wenden. Wir sind immer bereit, Ihnen dabei zu helfen, Ihr CAPEX-Projektmanagement in SAP zu optimieren.
